Roche & Cie

Focus sur les obligations de l’employeur en matière d’affichage

Focus sur les obligations de l’employeur en matière d’affichage

Il existe trois types d’obligations :

  • Les documents à tenir à disposition de l’inspecteur du travail ;
  • Les déclarations et principaux documents à adresser à l’inspection du travail ; et
  • Les documents à afficher au sein de l’entreprise.

Certaines obligations à la charge de l’employeur dépendent du nombre de salariés, alors que d’autres doivent être remplies quelle que soit la taille de l’entreprise.

Voici un tableau récapitulatif des différentes obligations de l’employeur :

Documents à tenir à la disposition de l’inspecteur (lors de ses visites)

Pour toutes les entreprises

  • Double desbulletins de paie.
  • Accusé de réception de ladéclaration préalable à l’embaucheou toute autre preuve de cette déclaration.
  • Récépissé de déclaration à la CNIL en cas de traitement automatisé de la paie.
  • Document unique sur l’évaluation des risques dans l’entreprise : l’employeur doit évaluer les risques inhérents à son entreprise dans chaque unité de travail (conditions de santé, de sécurité ou de travail), en tenant compte de l’impact différencié de l’exposition à ceux-ci en fonction du sexe.
  • Documents relatifs aux contrôles en matière d’hygiène et de sécurité: les attestations, consignes, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à la charge des employeurs au titre de l’hygiène et de la sécurité du travail ainsi que les observations et mises en demeure notifiées par l’inspection du travail et relatives à des questions de santé, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques. Ils doivent être conservés pendant 5 ans.
  • Registre des accidents du travail bénins : pour les accidents n’entraînant ni arrêts de travail ni soins médicaux donnant lieu à prise en charge, l’employeur peut, sur sa demande, être autorisé par la Carsat à remplacer la déclaration d’accident par une inscription sur un registre spécial.
  • Documents permettant de comptabiliser le temps de travail. A tenir à disposition de l’inspecteur du travail pendant un an.
  • Justification de l’inscription au registre du commerce ou des métiers. Le défaut d’inscription est susceptible d’être sanctionné au titre du travail dissimulé.
  • Registre unique du personnel (doit mentionner le nom et les prénoms de tous les salariés de l’entreprise).
  • Contrat relatif à l’engagement de caution souscrit pour garantir les droits des salariés accumulés sur un compte épargne-temps.

Entreprises de 11 salariés et plus

  • Registre desdélégués du personnel: regroupe les demandes des délégués du personnel à l’employeur et les réponses de ce dernier.

Entreprises de 50 salariés et plus

  • Procès-verbaux des réunions du CHSCT (Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail)
  • Procès-verbaux et avis de l’instance de coordination des CHSCT (en cas de projet commun à plusieurs CHSCT, l’employeur peut décider de mettre en place une instance de coordination des CHSCT).
  • Rapport et programme annuel de prévention (rapport devant être présenté pour avis au CHSCT). C’est un bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail dans l’entreprise ainsi que les actions menées dans ces domaines.
  • Rapport sur la situation économique de l’entreprise (entreprise de moins de 300 salariés).

Entreprises de 300 salariés et plus

  • Rapport sur l’évolution de l’emploi.

Activités spécifiques

  • Carnet des travaux à domicile et registre de comptabilité relatif au travail à domicile. Un employeur peut faire réaliser certains travaux hors de son établissement par un ou plusieurs travailleurs à domicile. L’employeur doit établir, à chaque remise de travaux à exécuter à domicile, un bulletin ou un carnet dont le contenu est règlementé. Un exemplaire doit être conservé pendant au moins 5 années par l’employeur.
  • Registre des repos hebdomadaires lorsque le repos n’est pas donné collectivement (doit mentionner les noms des salariés soumis à un régime particulier de repos et indiquer ce régime).
  • Liste des chantiers et autres lieux de travail temporaire à tenir au siège de l’établissement.
  • Liste des membres d’un groupement d’employeurs (plusieurs personnes physiques ou morales entrant dans le champ d’application de la même convention collective peuvent constituer un groupement d’employeurs).
  • Liste des postes dangereux pour les titulaires d’un CDD ou les intérimaires (postes présentant des risques particuliers nécessitant une formation renforcée à la sécurité).
  • Registre de la composition des équipes en cas de travail par relais ou roulement ou de travail posté.
  • Plan général de coordination et plan particulier de sécurité sur les chantiers du bâtiment ou de génie civil.

Déclarations et principaux documents à adresser à l’inspection (la communication des documents se fait habituellement par lettre recommandée avec demande d’avis de réception)

Pour toutes les entreprises

  • Déclaration lorsque l’établissement change d’exploitant.
  • Déclaration d’ouverture de chantier ou autre lieu de travail occupant 10 personnes au moins pendant plus d’une semaine.
  • Information de la constitution d’un groupement d’employeurs.
  • Horaire de travail et modifications de l’horaire : horaire collectif, astreintes mises en place par décision unilatérale de l’employeur, dérogations à la durée légale, horaire individualisé, dérogation au repos quotidien en cas de travaux urgents, récupération, horaires de travail à temps partiel,  chômage partiel.

Entreprises de 11 salariés et plus

  • Avis des délégués du personnel sur la mise en place d’un support de substitution au registre unique du personnel.
  • Procès-verbal des élections des représentants du personnel et le cas échéant, procès-verbal de carence.

Entreprises de 20 salariés et plus

  • Règlement intérieur.

Entreprises de 50 salariés et plus

  • Consignes incendie.
  • Ordre du jour des réunions du CHSCT et de l’éventuelle instance de coordination des CHSCT.
  • Avis émis par le CHSCT sur le rapport de santé et de sécurité et le programme de prévention.

Entreprises de 300 salariés et plus

  • Bilan social : ce document récapitule les principales données chiffrées permettant d’apprécier la situation de l’entreprise dans le domaine social.
  • Rapport annuel sur la situation comparée hommes-femmes dans l’entreprise.
  • Rapport unique : plusieurs informations et documents  peuvent par accord collectif être remplacés par un rapport unique.

Activités particulières

  • Procédés de travail susceptibles de provoquer des maladies professionnelles.
  • Déclaration en cas d’utilisation pour la première fois d’agents biologiques pathogènes.
  • Déclaration préalable et plan particulier de sécurité pour certains chantiers du bâtiment ou de génie civil.
  • Déclaration d’accident du travail d’un travailleur temporaire par l’entreprise utilisatrice.
  • Déclaration des entreprises étrangères en cas de détachement temporaire de personnel en France.
  • Suspension du repos hebdomadaire.
  • Déclaration d’accident du travail d’un travailleur étranger détaché en France pour l’exécution d’une prestation de services.
  • Jour du repos collectif autre que le dimanche.
  • Déclaration d’emploi de travailleurs à domicile (l’employeur doit communiquer à l’inspecteur du travail, qui en fait la demande, une déclaration dès qu’il commence ou cesse de faire exécuter le travail à domicile).
  • Horaire de travail, heures et durée du repos des salariés détachés temporairement en France par une entreprise étrangère.

Affichage

Obligatoire pour toutes les entreprises

  • Avis de l’existence d’une convention collective et d’accords collectifs de travail.
  • Adresse, nom et téléphone de l’inspecteur du travail compétent pour l’établissement.
  • Adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d’urgence.
  • Avis sur les modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques.
  • Horaire de travail et de repos: horaire collectif, horaire variable, repos quotidien pour les salariés ne relevant pas de l’horaire collectif, récupération, suspension du repos hebdomadaire.
  • Ordre des départs en congés : ce document indique la période ordinaire des congés payés ainsi que l’ordre dans lequel les salariés partent en vacances.
  • Panneau dinterdiction de fumer: une signalisation rappelant l’interdiction de fumer doit être placée dans les locaux de travail et éventuellement dans les emplacements mis à la disposition des fumeurs.
  • Articles du Code pénal prohibant toute discrimination et informant des sanctions encourues en cas de discrimination. Même s’il ne vous est plus imposé de procéder à un affichage pour en informer vos salariés (le Code du travail disposant que vous devez procéder à cette information « par tout moyen »), vous pouvez continuer à le faire par la voie d’un panneau d’affichage (soyez vigilant, car votre panneau n’est peut-être plus à jour compte tenu de la réforme qui a eu lieu en juin 2014).
  • Obligations en cas de harcèlement: comme pour les textes relatifs à la discrimination, vous êtes tenu d’informer les salariés, par tout moyen, des dispositions légales relatives au harcèlementBien entendu, rien ne vous empêche de remplir votre obligation en procédant à un affichage de ces dispositions légales.
  • Dispositions légales et réglementaires relatives à l’égalité de rémunération entre les hommes et les femmes ainsi que la liste des indicateurs utilisés pour comparer leur situation respective ou la synthèse du plan d’action. Concrètement, vous devez afficher les textes de loi concernant l’égalité de rémunération entre les salariés des deux sexes.

Entreprises de 20 salariés et plus

  • Règlement intérieur.

Entreprises de 50 salariés et plus

  • Consignes incendie et affiches résumant les consignes en cas d’accident électrique.
  • Liste des membres du CHSCT et de l’éventuelle instance de coordination.
  • Information sur l’existence d’un accord de participation et de son contenu. Information par tout moyen et à défaut affichage.

Activités particulières

  • Modalités d’exécution des travaux à domicile (l’employeur doit afficher dans les locaux où s’effectuent la remise au travailleur des matières premières ou objets et la réception du travail après exécution, les temps d’exécution des travaux à domicile, les salaires applicables à ces travaux, etc…).
  • Texte de la déclaration préalable à laquelle sont soumis certains chantiers.

Le Code du travail et le Code pénal prévoient des peines de 450 euros à 1 500 euros d’amendes en cas d’absence d’affichage obligatoire.  Toutefois, ces peines peuvent être beaucoup plus lourdes en cas d’absence du document unique des risques professionnels ou de sa mise à jour.

Ne pas rédiger votre DU ou ne pas le mettre à jour au moins une fois par an, c’est prendre le risque d’être condamné à payer une amende de 1.500 euros en cas de contrôle, somme portée à 3.000 euros en cas de récidive.

Le DU doit par ailleurs être mis à la disposition :

  • de l’inspection du travail. Si vous refusez, vous êtes passible d’une contravention de 450 euros ;
  • des représentants du personnel. Si vous ne le faites pas, vous risquez d’être condamné pour délit d’entrave (amende de 3.750 euros, doublée en cas de récidive) ;

En ce qui concerne les documents à tenir à disposition de l’inspecteur du travail ou à adresser à l’inspection du travail, la sanction du non respect de ces obligations peut conduire à une amende de la 3ème classe (450 euros) ou 4ème classe (750 euros) en fonction des documents.


 Cabinet Roche & Cie, Expert-comptable à Lyon
Spécialiste de l‘immobilier et de la fiscalité des non-résidents