Roche & Cie

Numérisation des factures papier : Rappel de la procédure

06 Mar 2018

Les personnes morales peuvent, sous certaines conditions exposées ci-après, numériser leurs factures papier, émises ou reçues pour les conserver pendant le délai fiscal de 6 ans.

(voir le delai de conservation des documents pour les entreprises et les particulier), et ce depuis le 30 mars 2017.

L’administration vient d’indiquer que la facture d’origine (papier) demeure la pièce justificative du droit à déduction de la TVA de l’entreprise. Toutefois, elle admet que l’archivage numérique de cette facture puisse être considérée comme un justificatif valable au regard de la TVA dès lors que les modalités de numérisation de ces factures sont respectées.

L’administration précise toutefois que l’entreprise qui lui présente une facture numérisée ne remplissant pas les conditions requises est alors tenue de fournir cette facture sous format papier !

Si l’entreprise n’est plus en possession de la facture papier, l’administration peut alors remettre en cause son droit à déduction de la TVA.

Pour éviter des litiges, l’administration demande aux entreprises qui ont recours aux factures numériques de bien respecter les conditions. Faisons le point là-dessus.

Modalités de numérisation

Les modalités de mise en œuvre du dispositif de numérisation des factures papier sont strictes :

  • La numérisation doit être réalisée dans des conditions garantissant la reproduction des factures à l’identique en termes d’image et de contenu, les dispositifs de traitements de l’image étant interdits. En cas de compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.
  • La numérisation peut être effectuée par l’entreprise elle-même ou par un tiers.
  • Les opérations d’archivage numérique doivent être définies selon une organisation documentée faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures papier numérisées durant toute la durée de conservation.
  • Chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou PDF A/3 et être assorti : soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ; soit d’une empreinte numérique ; soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au RGS de niveau une étoile ; soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française.
  • Enfin, chaque fichier doit être horodaté.

Cabinet Roche & Cie, Expert-comptable à Lyon
Spécialiste de l‘immobilier et de la fiscalité des non-résidents